Ravvaniqa (dalej „my” lub „nas”) prowadzi sklep internetowy oferujący artykuły ogrodowe, wyposażenie tarasów oraz produkty przeznaczone do pielęgnacji i urządzania przestrzeni przydomowych. Ochronę danych osobowych traktujemy jako istotny element obsługi klientów oraz prowadzenia sprzedaży internetowej na terytorium Polski.
Niniejsze oświadczenie przedstawia zasady odpowiedzialnego przetwarzania danych osobowych, stosowane środki bezpieczeństwa, podstawy prawne wykorzystywania informacji oraz uprawnienia przysługujące osobom, których dane dotyczą.
Przy przetwarzaniu danych uwzględniamy Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwane RODO, oraz właściwe przepisy prawa polskiego.
1. Odpowiedzialność za ochronę danych
Jako administrator danych osobowych związanych z działalnością naszego sklepu odpowiadamy za określanie celów oraz sposobów ich przetwarzania.
Dążymy do zapewnienia, aby gromadzenie i wykorzystywanie informacji odbywało się w sposób zgodny z prawem, przejrzysty oraz ograniczony do uzasadnionych potrzeb.
W ramach prowadzonej działalności podejmujemy działania służące właściwemu zarządzaniu dostępem do danych, ograniczaniu ryzyka ich nieuprawnionego ujawnienia oraz realizacji obowiązków wynikających z RODO.
Pytania dotyczące zasad ochrony danych można kierować na adres studio@ravvaniqa.com.
2. Kategorie przetwarzanych informacji
Podczas obsługi zakupów możemy przetwarzać dane identyfikacyjne i kontaktowe, w tym imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz adres dostawy.
Do informacji związanych z realizacją zamówień mogą należeć numery zamówień, nazwy zakupionych produktów, wartości transakcji, daty płatności oraz statusy doręczenia.
Jeżeli klient zgłasza reklamację, zwrot lub prośbę o wymianę, możemy wykorzystywać informacje zawarte w korespondencji, dokumentacji zamówienia i przekazanych materiałach dotyczących produktu.
Podczas korzystania ze sklepu mogą być również przetwarzane dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce, ustawienia językowe i identyfikatory sesji.
Zakres przetwarzanych danych dostosowujemy do celu ich wykorzystania, uwzględniając zasadę minimalizacji określoną w art. 5 RODO.
3. Podstawy prawne przetwarzania danych
Dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Informacje wymagane do prowadzenia dokumentacji księgowej, rozliczeń podatkowych oraz realizacji innych obowiązków ustawowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
W przypadkach związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa sklepu, zapobieganiem nadużyciom oraz ustalaniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń możemy opierać przetwarzanie na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, po dokonaniu odpowiedniej oceny interesów.
Jeżeli określone działanie wymaga dobrowolnej zgody użytkownika, stosujemy art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Wycofanie zgody jest możliwe w dowolnym momencie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
4. Zasady ograniczenia celu przetwarzania
Dane osobowe wykorzystujemy w celach określonych podczas ich pozyskiwania lub w innych celach dopuszczonych przez obowiązujące przepisy.
Informacje przekazane podczas składania zamówienia służą przede wszystkim jego potwierdzeniu, rozliczeniu, przygotowaniu produktów do wysyłki oraz organizacji doręczenia.
Dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do przekazywania informacji dotyczących realizacji zamówienia, wyjaśniania problemów transportowych i obsługi zgłoszeń klientów.
W przypadku planowania wykorzystania informacji w nowym celu oceniamy zgodność takiego działania z pierwotnym przeznaczeniem danych oraz konieczność zastosowania odrębnej podstawy prawnej.
Nie wymagamy przekazywania danych, które nie są uzasadnione charakterem realizowanej usługi, chyba że określony obowiązek wynika z przepisów prawa.
5. Bezpieczeństwo przetwarzanych danych
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne dostosowane do charakteru przetwarzanych informacji oraz ryzyka związanego z ich wykorzystaniem.
Ochrona może obejmować szyfrowanie transmisji danych, kontrolę dostępu, uwierzytelnianie użytkowników systemów oraz odpowiednie zarządzanie uprawnieniami.
Dostęp do danych osobowych ograniczamy do osób, które potrzebują ich do realizacji określonych obowiązków związanych z obsługą sklepu.
W miarę potrzeb przeprowadzamy ocenę stosowanych zabezpieczeń oraz analizujemy sytuacje mogące wpływać na poufność, integralność i dostępność informacji.
Podejmowane działania mają na celu ograniczanie ryzyka utraty danych, przypadkowej zmiany, nieuprawnionego dostępu lub ujawnienia.
6. Przetwarzanie danych związanych z płatnościami
W naszym sklepie internetowym akceptujemy płatności kartami Visa, Mastercard oraz American Express.
Do obsługi transakcji mogą być potrzebne informacje o wartości zamówienia, dacie płatności, identyfikatorze transakcji oraz statusie rozliczenia.
Dane płatnicze przetwarzane są w zakresie wymaganym do prawidłowego przeprowadzenia płatności i obsługi ewentualnych refundacji.
Nie prosimy klientów o przesyłanie pełnego numeru karty płatniczej ani kodu zabezpieczającego za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Dostęp do informacji finansowych ograniczamy odpowiednio do ich przeznaczenia i obowiązków związanych z obsługą transakcji.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy przez czas potrzebny do realizacji określonych celów, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa.
Informacje związane z realizacją zamówień mogą być przechowywane przez okres wykonywania umowy oraz czas niezbędny do obsługi reklamacji i ewentualnych roszczeń.
Dokumentacja podatkowa i księgowa podlega okresom przechowywania wynikającym z właściwych przepisów, w wielu przypadkach obejmującym 5 lat liczonych według odpowiednich zasad prawa podatkowego.
Dane przetwarzane na podstawie zgody mogą być przechowywane do momentu jej wycofania albo ustania celu przetwarzania, o ile nie istnieje inna podstawa prawna ich dalszego przechowywania.
Po zakończeniu odpowiedniego okresu przechowywania podejmujemy działania służące usunięciu lub anonimizacji danych, chyba że dalsze ich zachowanie jest wymagane prawem.
8. Udostępnianie danych odbiorcom
W związku z realizacją zamówień niektóre dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom uczestniczącym w obsłudze płatności, transportu, infrastruktury informatycznej oraz dokumentacji księgowej.
W przypadku doręczeń informacje niezbędne do dostarczenia produktów mogą być udostępniane przewoźnikom DHL, UPS lub FedEx.
Zakres przekazywanych danych ograniczamy do informacji potrzebnych do wykonania odpowiednich czynności.
W zależności od rodzaju realizowanych działań odbiorcy mogą występować jako odrębni administratorzy danych albo jako podmioty przetwarzające informacje na nasze udokumentowane polecenie.
Jeżeli przepisy wymagają zawarcia odpowiedniej umowy dotyczącej przetwarzania danych, stosujemy właściwe rozwiązania prawne i organizacyjne.
Dane mogą być również udostępniane uprawnionym organom publicznym w sytuacjach przewidzianych obowiązującymi przepisami.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektóre czynności związane z obsługą zamówień, płatności lub infrastruktury technicznej mogą wymagać przetwarzania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, uwzględniamy wymagania rozdziału V RODO oraz odpowiednie mechanizmy ochrony danych.
W zależności od okoliczności podstawą przekazania może być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, zastosowanie standardowych klauzul umownych lub inny mechanizm dopuszczony prawem.
Przy ocenie sposobu przekazywania danych bierzemy pod uwagę ich charakter, cel przetwarzania oraz potrzebę zastosowania dodatkowych zabezpieczeń.
Informacje dotyczące właściwych mechanizmów ochrony można uzyskać, kontaktując się z nami w zakresie przewidzianym przez obowiązujące przepisy.
10. Prawo dostępu i sprostowania danych
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo uzyskania potwierdzenia, czy jej dane osobowe są przetwarzane, oraz dostępu do informacji określonych w art. 15 RODO.
W odpowiednich przypadkach możliwe jest również otrzymanie kopii przetwarzanych danych osobowych.
Jeżeli informacje są nieprawidłowe lub niekompletne, użytkownik może wystąpić z wnioskiem o ich sprostowanie albo uzupełnienie.
W celu realizacji tych uprawnień można przesłać wiadomość na adres studio@ravvaniqa.com.
W razie uzasadnionych wątpliwości dotyczących tożsamości osoby składającej wniosek możemy poprosić o informacje niezbędne do jej potwierdzenia.
11. Prawo do usunięcia i ograniczenia przetwarzania
W przypadkach określonych w art. 17 RODO użytkownik może żądać usunięcia dotyczących go danych osobowych.
Prawo to może znaleźć zastosowanie między innymi wtedy, gdy informacje nie są już potrzebne do celu, dla którego zostały zgromadzone, albo gdy wycofano zgodę i nie istnieje inna podstawa przetwarzania.
Usunięcie danych może podlegać ograniczeniom wynikającym z obowiązków prawnych, konieczności ustalenia lub obrony roszczeń oraz innych wyjątków przewidzianych przepisami.
W sytuacjach określonych w art. 18 RODO możliwe jest również żądanie ograniczenia przetwarzania danych.
Każdy wniosek analizujemy z uwzględnieniem jego podstawy prawnej oraz okoliczności konkretnej sprawy.
12. Prawo do przenoszenia danych i sprzeciwu
Jeżeli spełnione są warunki określone w art. 20 RODO, osoba, której dane dotyczą, może otrzymać odpowiednie informacje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
Prawo do przenoszenia danych dotyczy określonych przypadków przetwarzania odbywającego się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.
W przypadku przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie użytkownik może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją.
Po otrzymaniu sprzeciwu dokonujemy oceny dalszej dopuszczalności przetwarzania zgodnie z art. 21 RODO.
Uprawnienia te można realizować za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w niniejszym oświadczeniu.
13. Zgłaszanie naruszeń ochrony danych
W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych analizujemy charakter zdarzenia, zakres objętych nim informacji oraz możliwe konsekwencje dla osób, których dane dotyczą.
Jeżeli naruszenie może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, dokonujemy odpowiedniego zgłoszenia do organu nadzorczego zgodnie z art. 33 RODO, co do zasady w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia, o ile jest to wykonalne.
W sytuacjach, w których naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób fizycznych, informujemy również osoby, których dane dotyczą, zgodnie z art. 34 RODO i przewidzianymi w nim warunkami.
Podejmujemy działania zmierzające do ograniczenia skutków zdarzenia oraz zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia podobnych sytuacji.
Dokumentujemy naruszenia w zakresie wymaganym obowiązującymi przepisami.
14. Pliki cookies i zgoda użytkownika
Nasz sklep może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do działania koszyka, utrzymywania sesji zakupowej i zapewnienia bezpieczeństwa technicznego.
Opcjonalne technologie służące do analizy sposobu korzystania ze sklepu lub zapamiętywania dodatkowych preferencji stosujemy z uwzględnieniem wymagań dotyczących zgody.
Jeżeli określone pliki cookies wymagają wcześniejszej zgody, użytkownik powinien mieć możliwość jej udzielenia, odmowy oraz późniejszego wycofania.
Podstawowe funkcje zakupowe nie powinny być uzależnione od zaakceptowania opcjonalnych kategorii plików cookies.
Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych technologii, ich przeznaczenia i zarządzania preferencjami przedstawiamy w naszej Polityce plików cookies.
15. Termin realizacji praw użytkowników
Wnioski dotyczące ochrony danych osobowych rozpatrujemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady nie później niż w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania.
W uzasadnionych przypadkach, związanych ze złożonością lub liczbą żądań, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące.
O takim przedłużeniu oraz jego przyczynach informujemy w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku.
Realizacja uprawnień wynikających z RODO jest zasadniczo bezpłatna. W przypadkach przewidzianych prawem mogą jednak wystąpić wyjątki dotyczące żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych.
Jeżeli nie podejmiemy działań zgodnych z żądaniem, poinformujemy o przyczynach i dostępnych środkach ochrony prawnej.
16. Skargi do organu nadzorczego
Osoba, która uważa, że sposób przetwarzania jej danych osobowych narusza RODO, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego.
W Polsce organem właściwym w sprawach ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Złożenie skargi nie jest uzależnione od wcześniejszego zgłoszenia problemu do naszego działu obsługi.
Prawo do wniesienia skargi pozostaje niezależne od możliwości skorzystania z innych środków ochrony prawnej przewidzianych przepisami.
17. Aktualizacja zasad ochrony danych
Niniejsze oświadczenie może podlegać aktualizacji w związku ze zmianami przepisów prawa, sposobów przetwarzania informacji lub organizacji obsługi zamówień.
Przed wprowadzeniem istotnych zmian oceniamy ich wpływ na prawa i interesy osób, których dane dotyczą.
Jeżeli zmiana wymaga przekazania dodatkowych informacji lub uzyskania zgody, podejmujemy odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Aktualna wersja oświadczenia powinna pozostawać dostępna w naszym sklepie internetowym.
18. Kontakt w sprawach ochrony danych
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO, zasad bezpieczeństwa oraz pytań dotyczących niniejszego oświadczenia można skontaktować się z naszym działem obsługi.
Międzynarodowy Dział Obsługi / Magazyn Zwrotów
Adres kontaktowy: 401 Chestnut St，Hebron，MD 21830,US
Adres e-mail obsługi klienta: studio@ravvaniqa.com
Telefon obsługi klienta: +1 (443) 364-8251
Godziny obsługi klienta: od poniedziałku do piątku, 09:00–12:30 / 14:00–18:00 (czas środkowoeuropejski, z uwzględnieniem czasu letniego obowiązującego w Polsce).
Wiadomości otrzymane poza godzinami obsługi są zazwyczaj rozpatrywane w kolejnym dniu roboczym.
Niniejsze oświadczenie uzupełnia informacje zawarte w naszej Polityce prywatności i Polityce plików cookies. Jego postanowienia stosujemy z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa polskiego oraz odpowiednich regulacji Unii Europejskiej.